Postalizzazione, l’ufficio postale a portata di click

Vediamo in questo articolo cos’è la postalizzazione, com’è nata, a cosa serve e quali vantaggi può portare. Di seguito gli argomenti trattati:

Postalizzazione significato

Con il termine “Postalizzazione” si intendono dei servizi per automatizzare il processo di invio della posta tradizionale.

L’automatizzazione della spedizione avviene tramite un apposito software di postalizzazione dove vengono inseriti i dati (indirizzi, formato e tipo di spedizione, testi, ecc.) per poi demandare tutte le attività manuali di stampa e imbustamento ad una società esterna.

Le stesse poste italiane forniscono servizi in tal senso, mentre tra i vari software di postalizzazione possiamo citare jazzy-penny, software creato ad hoc da Ardesia Srl, società informatica vicentina esperta nel settore.

In sintesi, per poter spedire raccomandate, fatture, ecc., basta un computer, una rete internet ed un software di postalizzazione.

Come sono nati i servizi di postalizzazione

Uno dei problemi a livello amministrativo di un azienda o di un ente pubblico, spesso e volentieri risiede nella spedizione di lettere, missive, fatture, raccomandate, ecc. e questo aspetto comporta una perdita di tempo in stampe, imbustamenti e spedizioni.

Negli ultimi anni abbiamo però (finalmente) visto lo sviluppo di molte soluzioni a riguardo a seguito anche della “Liberalizzazione del servizio postale”.

Ecco come si è evoluto il processo di liberalizzazione:

Era il 1994, e tutto è cominciato con lo storico passaggio di competenze dal ministero delle Poste e Telecomunicazioni a Poste Italiane per poi proseguire con la trasformazione delle stesse Poste da ente pubblico a società pwr azioni.

Nel 2011, con il decreto legislativo n.58-2011 il mercato si apre anche alla concorrenza commerciale e ad oggi questo fa si che i servizi postali esterni possano garantire un servizio migliore delle stesse Poste Italiane.
Per Servizio migliore intendiamo un abbattimento sia dei costi che dei tempi di spedizione e/o ricevimento delle missive.

I vantaggi della postalizzazione

Con la postalizzazione è indubbio che si semplifica il processo e si hanno i seguenti vantaggi:

  • Azzeramento tempi e costi di stampa (e problemi annessi)
  • Azzeramento tempi e costi per imbustamento e affrancatura
  • Minor costo delle tariffe postali standard
  • Niente più code alle poste
  • Servizio più efficiente
  • Tracciatura delle spedizioni

Posta massiva, cos’è

Ovviamente un software di postalizzazione non è cosa per tutti, conviene ovviamente a chi fa uso di posta massiva, cioè spedisce grosse quantità di “pezzi” per volta, nell’ordine delle centinaia/migliaia.
Pensiamo ad esempio al servizio fatture di una compagnia elettrica o del gas e a tutte le utenze da raggiungere, questo è un caso di posta massiva.

Postalizzazione e tracciatura posta

Quando inviamo centinaia di lettere, ad esempio la copia cartacea delle fatture per un servizio erogato, uno dei problemi da considerare è la “tracciatura posta”, cioè il poter essere certi che la missiva raggiunga il suo destinatario.

Molti di questi servizi e software di postalizzazione offrono anche un processo di controllo automatico dell’intero flusso di postalizzazione con il tracking delle missive, dalla stampa iniziale alla consegna al destinatario.

In qualsiasi momento del processo di postalizzazione è quindi possibile monitorare lo stato di avanzamento della spedizione delle missive.

Postalizzazione, i formati di spedizione

La spedizione tramite postalizzatore avviene sempre tramite dei lotti, cioè i documenti vengono inseriti all’interno di un unico flusso dati, spedito poi telematicamente.

All’inizio i dati venivano spediti sotto forma di testi, mentre eventuali grafiche da inserire erano già presso la sede di postalizzazione, poi nel corso degli anni e grazie all’evoluzione tecnologica ed informatica sempre più all’avanguardia, si è arrivati oggi ad avere come modello usato il formato PDF.

Questo fa si che il documento può venire realizzato al 100% in azienda per poi essere trasmesso, stampato e spedito esattamente come concepito.

All’inzio il PDF aveva lo svantaggio di appesantire i file trasmessi, allungando in questo modo i tempi di upload e download dei dati, ma oggi con le reti internet in fibra o con l’avvento del 4g le trasmissioni sono più veloci e sicure.